Cześć, moja agencja reklamowa już się trochę rozwinęła. Mam zróżnicowaną kadrę. Do tej pory nikogo nie monitorowałem, ale niestety czas zacząć. Zaczynają się opóźnienia w projektach i jak zwykle nikt do winy się nie poczuwa. Chciałbym wiedzieć, w jaki sposób pracownicy gospodarują czasem w godzinach roboczych, najlepiej w maksymalnie dyskretnej formie. Podpowiedzcie proszę konkretne rozwiązania.

Mam w laptopie biurowym zainstalowany program okoszefa.pl. Widzę dokładnie, co pracownik robi, rozliczam miesięcznie z faktycznie przepracowanych godzin. Jeżeli ktoś się obija to od razu wysyłam krótki alert lub przypomnienie o terminach. Po pierwszej kontroli już nikt nie korzystał z FB na komputerach firmowych.

Dobrze, jeżeli przygotujesz z profesjonalnym prawnikiem poważny regulamin wewnętrzny. U mnie, np. absolutnie zabrania się korzystania z maili prywatnych, czy z konkretnych stron internetowych. O każdej kontroli musisz powiadamiać pracowników, żeby nie narazić się na kłopoty formalne.

Wdrożyłem u siebie (firma ponad 100 osób) okoszefa.pl po wielu, a to wielu konsultacjach branżowych. Najlepsza moim zdaniem funkcja oprogramowania to przeglądanie historii otwieranych stron internetowych, nawet po ich usunięciu przez pracownika. To, co zobaczyłem przez miesiąc to po prostu tragedia. Nikogo nie zwolniłem, ale pokazałem kilka przykładów, oczywiście bez podawania imion. Wiele witryn zablokowałem przez oprogramowanie. Nie można wejść na nie żadnym sposobem. Premie wycofałem na pół roku. Wydajny czas pracy zamiast 8 godzin to może 3 osiągałem. I nie dziwne, że do konkurencji trudno się zbliżyć. Inwestuj w kontrolę. To najlepsze, co można zrobić.

Weź pod uwagę oprogramowanie, w którym widzisz procentowo rozpisane czynności wykonywane przez pracownika. Ile czasu w tej aplikacji, ile w tej. Oczywiście zabronić wszystkiego nie można do końca, bo jednak chwilę relaksu dla siebie niech pracownik ma, ale bez przesady. Kontrola, szczególnie pracy przed komputerem jest kluczowa dla wydajności projektów.

Jestem menedżerem średniego szczebla w dużej korporacji i odpowiadam za zarządzanie 50 pracownikami. Nie ma szans każdego skontrolować oddzielnie. Teraz pracuję na nowym oprogramowaniu okoszefa.pl. Jestem w stanie zamykać zbędne procesy zdalnie. To dla pracownika znak, że ma się zająć w tym momencie czymś innym. W programie jest też funkcja szybkiego kontaktu z danymi stanowiskami, więc robię swoje w biurze, a przy okazji widzę, kogo trzeba naprowadzić na konkretnie zadania. Poza tym przez oprogramowanie kontroluję, czy niektórzy pracownicy nie dublują czynności innych. Program świetnie podpięty do wszystkich komputerów, no i banalnie prosty w obsłudze. Wdrożenie znacznie tańsze od najpopularniejszych rozwiązań w tej kategorii.

Niestety pracowników nie możesz monitorować, bez powiadamiania. Wystarczy oczywiście powiadomienie ogólne. W przeciwnym wypadku narażasz się na duże problemy prawne.

Zamów sobie koniecznie większy monitor, alternatywny do biura i ustaw podglądy wszystkich stanowisk pracy w osobnych oknach. Wtedy na bieżąco widzisz nietypowe zmiany w funkcjonowaniu pracownika. Korzystam osobiście z okoszefa.pl. Wybrałem ten program, bo jest prosty, zapisuje wszystko i gwarantuje raporty. Już po tygodniu od pierwszego wdrożenia miałem czysty obraz, kto kradnie czas pracy w firmie. Posypały się zwolnienia, dokładnie 2, bo dwie dziewczyny praktycznie nic nie robiły, a zwalały pracę na innych. Często nawet przychodziły na skargi. Chyba jedna z lepszych inwestycji u mnie pod względem zarządzania, bo zwróciła się po miesiącu i to z nawiązką. Programik zbiera informacje o historii stron, można blokować konkretne witryny, np. po słowach kluczowych. Widzisz, czy dany pracownik realizuje projekt, czy coś innego. Dużo funkcji, ale wszystko właściwie przez jeden panel obsługujesz.

Najczęściej możesz zamówić oprogramowanie w wersji demonstracyjnej, żeby przetestować wybrane funkcje. Najlepiej oczywiście nie powiadamiać pracowników, z jakich rozwiązań konkretnie korzystasz, bo wielu niestety próbuje złamać zabezpieczenia. Jak wersja demonstracyjna ci się spodoba dokupujesz numer seryjny, wpisujesz i wszystko działa.